Hamburger IT-Strategietage Digital

Ohne IT geht nichts mehr. Sie ist in allen Wirtschaftsbereichen elementar für den unternehmerischen Erfolg und auch aus dem Privatleben nicht mehr wegzudenken. Dies ist mittlerweile eine Binsenweisheit und bedarf keiner weiteren Belege. Wenn die wertschöpfende Nutzung von IT aber nun so wichtig ist, dann sollte die Art und Weise, wie IT im Unternehmen organisiert wird, ebenso große Aufmerksamkeit bei Entscheiderinnen und Entscheidern genießen.

Fachbereiche wollen mehr Verantwortung für IT

IT-Organisationen sind einem ständigen Wandel unterworfen. In den 50er Jahren erforderte der Betrieb von Großrechnern für Militär und Forschung noch andere Tätigkeiten, als für den PC in den 70er oder während der Industrialisierung der IT in den 90er Jahren nötig waren. Seit einiger Zeit ändern sich die Rahmenbedingungen für IT-Organisationen aber auf ungewohnte Weise. Mit den Fachbereichen treten neue Spieler auf den Platz. Sie wollen (und können) ihre IT selbstständig beziehen. Damit kippen Jahrzehnte alte Kräfteverhältnisse zwischen Fachabteilung und IT-Organisation.

Früher saß die IT am längeren Hebel, schließlich konnte nur sie Fachbereichsanforderungen in komplexe IT-Systeme übersetzen. Technologie ist mittlerweile aber viel zugänglicher, auch für Bereiche außerhalb der IT. Es reicht häufig eine Kreditkarte, um IT-Services aus dem Internet zu beziehen. In vielen Unternehmen gibt es Beschäftigte, die ihre Tätigkeiten mit eigenen Datenbanken und individuellen Excel-Anwendungen unterstützen.

Diese Applikationen werden oft als Schatten-IT oder graue IT bezeichnet. Sie sind zwar von großer Bedeutung für die Geschäftsprozesse, aber bei den IT-Verantwortlichen nicht gern gesehen. Schließlich bergen sie wegen fehlender Kontrolle und Administration auch Sicherheitsrisiken. Der Drang der Fachbereiche nach Autonomie und eigenen IT-Lösungen lässt sich jedoch kaum aufhalten. IT-Organisationen müssen sich daher anpassen und Möglichkeiten schaffen, Schatten-IT bewusst zuzulassen und steuerbar zu machen.

Wie arbeiten IT und Fachbereiche zusammen?

Dieses Spannungsfeld zwischen IT und Fachbereich beleuchtet eine Studie, die das Beratungsunternehmen Cassini im Juni 2021 veröffentlicht hat. Unter dem Titel “Schnittstellen zwischen IT und Fachbereich” legt sie das Dilemma offen, in dem sich viele Unternehmen befinden. Die IT wird im klassischen Spektrum von Demand (Fachbereich) und Supply (IT) weiterhin primär als Dienstleister und Unterstützer wahrgenommen. Das in der IT schlummernde Innovationspotenzial wird dagegen häufig nicht ausgeschöpft. Lediglich 14 Prozent der Befragten nehmen die IT in der Rolle des Innovators wahr.

Silos durchbrechen, Dezentralität zulassen

Wenn es IT und Fachbereiche jedoch schaffen, sich zu einer schlagkräftigen Einheit zu entwickeln, kann mehr IT in die Fachbereiche wandern. So entsteht im besten Fall eine innovative und partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Diese Symbiose wird es der IT ermöglichen, genau dort als Business Enabler zu wirken, wo die Wertschöpfung der Unternehmen stattfindet. Burkhard Oppenberg, CIO des Gothaer-Konzerns und Geschäftsführer der Gothaer Systems GmbH, sagt dazu: “Meine Vision ist, dass IT und Fachbereich gewissermaßen fusionieren. […] Dafür gilt es, die historische Trennung von Fachbereich und IT aufzuheben.”

Damit der Weg zur Annäherung nicht zur Einbahnstraße wird, müssen beide Seiten alte Muster aufbrechen und Dezentralität in der IT zulassen. Thomas Zilch, Hauptabteilungsleiter IT der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW), formuliert es im Rahmen der Cassini-Studie so: “Es ist dringend notwendig, dass die IT nicht nur Technologien beherrscht, sondern sie muss auch den Fachbereich im Detail verstehen. […] Meine Erwartungshaltung ist aber auch, dass sich die Fachbereiche ihrerseits mit Technologien befassen.”

Citizen Developer verzahnen IT und Fachbereich

Um IT und Fachbereiche enger zu verzahnen, ist ein Zusammenspiel mehrerer Faktoren erforderlich. Eine besonders vielversprechende Möglichkeit bietet das sogenannte Citizen Development: Mitarbeiter aus Fachabteilungen erhalten Kompetenzen und Befugnisse, um mit ihrem Domänenwissen die notwendigen Applikationen selbst (mit) zu entwickeln.

Sie werden damit zu Fachbereichsentwicklern, sogenannten Citizen Developern. Diesen Ansatz unterstützen heute diverse Platform-as-a-Service-Angebote, beispielsweise über Low-Code-Development-Plattformen. Diese stellen visuelle und modellbasierte Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Ein wesentliches Merkmal von Citizen Development ist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem fachlichem Schwerpunkt in ihrer Domäne dazu befähigt werden, niederschwellig Anwendungen zu entwickeln und anzupassen. Hierzu ist eine grundlegende IT-Affinität notwendig.

Die Vision des Citizen Development lautet dementsprechend, dass Angestellte aus Fachabteilungen ihre eigenen Werkzeuge zur Digitalisierung ihrer Arbeit herstellen. Dadurch wird die Abhängigkeit von der zentralen IT und von externen IT-Dienstleistern verringert. Citizen Developer sind Anforderer und Entwickler zugleich, was Unternehmen sowohl zeitliche als auch finanzielle Vorteile bringt.

Die zentrale IT ist damit jedoch keinesfalls obsolet. Sie unterstützt die Citizen Developer durch die Bereitstellung der Anwendungsplattformen sowie die Beratung in Informationssicherheit, Datenschutz und durch Entwicklungskompetenzen in Form von Professional Developern. Sie gibt die Leitplanken für die Entwicklungsarbeit und die Plattformen vor. Professional Developer arbeiten gemeinsam mit Citizen Developern in einem Coaching-Modell an der Entwicklung komplexerer Anwendungen. Hier wird die enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich in der Regel über Low-Code-Technologien ermöglicht.

Die Vorteile dieses Ansatzes: Die Fachbereiche und sogar ganze Organisationen werden schneller bei der Digitalisierung und können sich besser an veränderte Bedingungen anpassen. Der hohe Konfigurationsanteil führt dazu, dass Citizen Developer in einem gewissen Rahmen sehr schnell Anpassungen an bestehender Software vornehmen können.

Durch den kombinierten dezentralen und zentralen Aufbau von Digitalisierungskompetenzen können Organisationen langfristig im Wettbewerb bestehen. Darüber hinaus lässt sich so der IT-Fachkräftemangel verringern; die Abhängigkeit von externen Entwicklungsdienstleistungen sinkt. Gleichzeitig fördert der Citizen-Development-Ansatz die Autonomie von Unternehmen, weil Fachwissen in der Organisation bleibt und nicht an externe Entwicklerteams weitergegeben werden muss.

Citizen Development braucht Akzeptanz der Mitarbeitenden

Ein Problem der Schatten-IT ist, dass es oft keine Dokumentation und nur wenige Angestellte gibt, die das Wissen haben, die Systeme zu bedienen oder weiterzuentwickeln. Mit dem Citizen-Development-Ansatz lässt sich Schatten-IT professionalisieren. Daher müssen die Fachbereichsentwicklerinnen und -entwickler zunächst mit weitergehenden Kompetenzen und Know-How ausgestattet werden, wobei die IT eine zentrale Rolle beim Erstellen der Guidelines und im Support einnehmen sollte.

Durch ein Zusammenarbeitsmodell zwischen Citizen und Professional Developern, in dem das gegenseitige Lernen sowie die gemeinsame Entwicklung und Weiterentwicklung von Anwendungen gefördert wird, ermöglicht der Ansatz eine wirkliche Transformation. Unternehmen werden Gestalter und Umsetzer ihrer eigenen digitalen Transformationen. Als Begleiterscheinung verschwindet die Schatten-IT in Form von grauer Software allmählich, da solche Anwendungsfälle auf zentral gemanagte Plattformen überführt werden.

Voraussetzungen für Citizen Development

Was sind die Voraussetzungen für Citizen Development? Neben einer klaren Aufgabenabgrenzung und dem Aufbau dezentraler sowie zentraler Kompetenzen ist vor allem ein offenes Mindset wichtig. Agile Frameworks wie Scrum oder Kanban sind in der Softwareentwicklung häufiger vertreten als in den Fachbereichen. Gleichzeitig gilt es, eine offene Fehlerkultur zu etablieren. Ziel muss sein, die Ursache für Fehler zu finden, um diese zukünftig zu vermeiden.

Die Komplexität der Anwendungsentwicklung auf visuellen, modellbasierten Entwicklungsplattformen sollten Unternehmen ebenfalls nicht unterschätzen. Zwar ist dafür kein Informatikstudium notwendig. Doch je mehr Entwicklungsaufgaben Citizen Developer übernehmen, desto wichtiger wird ein entsprechender Zertifizierungsgrad für Low-Code-Plattformen. (wh)