Hamburger IT-Strategietage Digital

Michael Hilzinger ist seit Juli 2019 CIO von Knorr-Bremse und Geschäftsführer der Knorr-Bremse Services GmbH. Als eines der Hauptgesprächsthemen mit CIO-Kollegen erlebt er das Thema Kosten und die Frage, wie sich Budget-Diskussionen besser steuern lassen. Hilzinger selbst berichtet an den Vorstandsvorsitzenden des weltweit operierenden Systemlieferanten für Bahntechnologie und Nutzfahrzeugindustrie. Die Argumentationshilfen für den Kostendialog bezieht er in seiner Keynote auf den Hamburger IT-Strategietagen sowohl auf Vorstände als auch auf die Geschäftsführung.

Fakt ist, dass IT-Ausgaben steigen und den CIO in eine vermeintliche Kostenfalle führen. Diese steigenden Ausgaben umfassen den Betrieb der Legacy-Umgebung, Transformationsvorhaben in den Bereichen Digitalisierung, Cloud, S/4HANA und damit einhergehende Betriebskosten sowie Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Informationssicherheit. “Viele dieser Dinge müssen wir tun”, sagt Hilzinger. Für ihn zählt IT-Kostenmanagement zu einer CIO-Kernkompetenz. Beim IT-Kostenmanagement ergeben sich für ihn die folgenden Fragen:

• Welchen Einfluss hat die IT auf die Kostentreiber?

• Welche kurzfristigen Handlungsspielräume gibt es?

• Welche nachhaltigen Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?

CIOs müssen Erwartungen bei Kostendiskussion managen

Zum Einstieg fragt Hilzinger seine Zuhörer, wie viel Prozent ihrer IT-Run-Kosten sie innerhalb der kommenden 12 Monate reduzieren könnten? Insgesamt 36 Prozent der Umfrageteilnehmer rechnen mit einem Einsparpotenzial von ein bis drei Prozent, weitere 31 Prozent mit drei bis fünf Prozent. “Ihr seid alle ein bisschen konservativ. Richtig so!”, kommentiert Hilzinger die Ergebnisse.

Seiner Meinung nach ist eine Kostenreduktion von mehr als fünf Prozent innerhalb eines Jahres eine “Mission Impossible”. Denn rund die Hälfte der IT-Run-Kosten ließen sich nicht kurzfristig senken, die Verträge hätten einfach eine längere Laufzeit. Deshalb ließen sich in den Bereichen Hardware, Software, Wartung sowie im Bereich Infrastruktur im Prinzip keine IT-Kosten reduzieren.

Am Ende blieben noch die Bereiche Personal und Third Party, in denen kurzfristige Einsparungen möglich sind. “Das führt dann zu einer Reduktion des Umfangs und einer Abnahme der Qualität. Dann machen die anderen CIOs tolle Projekte und ihr müsst ein Sparprogramm fahren”, sagt Hilzinger. Es liegt am CIO, die Erwartungen bezüglich solcher kurzfristigen Einsparpotenziale zu managen.

Die Einflussfaktoren auf IT-Kosten lägen meist außerhalb der Kontrolle der IT. Zu diesen Punkten zählen etwa:

• das Geschäftsmodell und die organisatorische Komplexität des Unternehmens

• der Grad der Standardisierung und Harmonisierung

• die Ausprägung von Qualitätsmerkmalen wie Security-Anforderungen und Legacy-Anteil sowie

• der Grad der Digitalisierung der Prozesse und der Anteil IT-basierter Produkte und Services

Welche Kostenreduktionen können CIOs allein beeinflussen? “Nachhaltige IT-Kostenreduktion ist nur mittel- und langfristig gemeinsam mit dem Business möglich. Kurzfristig können wir die Qualität beeinflussen und etwas rausnehmen”, so Hilzinger. Für ihn liegt die Lösung im strategischen Dialog zwischen Business und IT. “Da müssen wir zusammenarbeiten”, ist der CIO überzeugt. Er rät, mit dem operativen Geschäft die folgende Frage zu klären: Was sind die strategischen Fähigkeiten des operativen Geschäfts, für die es die IT benötigt?

Tipps für den Dialog mit dem Business

Hilzinger gibt defensive, taktische und strategische Empfehlungen für den Dialog mit dem Business.

Defensive Empfehlungen:

• Identifikation der Kostentreiber, die IT tatsächlich beeinflussen kann

• Anreizbasierte Preise, z. B. höhere Preise für Komplexität und kurzfristige ungeplante Aufgaben

Taktische Empfehlungen:

• Service Portfolio Review mit “Business Service Owner” schafft Transparenz; gemeinsam Einsparpotenziale definieren und verpflichtend umsetzen

• Steuerung der IT-Kosten und Messung des Erfolgs anhand der Entwicklung der IT-Stückkosten

• Verbindung schaffen zwischen IT-Kosten und Business-Nutzen

Strategische Empfehlungen:

• Strategische Diskussion mit dem Business: Harmonisierung & Standardisierung vs. Individualisierung & Differenzierung

• Nutzung von Transformationsprogrammen, z. B. Cloud, S/4HANA, Application Modernization, etc. mit dem Ziel, Geschäftsprozesse zu harmonisieren und zu standardisieren

• Smart Benchmarking, das neben Kostenvergleich auch Best Practice Vergleich mit Peers einschließt

Abebben wird dieser Dialog nicht, denn die IT-Ausgaben werden weiter steigen. Hilzinger empfiehlt: CIOs sollten diesen strategischen Dialog mit dem Business treiben, um langfristig Erfolge zu erzielen.